Tus facturas de proveedor, registradas a tiempo en el ERP para que el cierre no dependa de correos, Excel ni memoria.
Cuando una factura no entra a tiempo, el gasto puede quedarse fuera del cierre. Te explicamos cómo evitar esa fuga operativa sin cambiar de ERP ni arrancar un macro-proyecto. Empiezas por capturar las facturas que ya recibes y vas avanzando pieza a pieza.
Tus facturas de proveedor, validadas contra pedido, albarán y reglas antes de llegar al ERP.
Cuando el flujo de facturas se sostiene en Excel y memoria, los errores tienen factura económica: pagos duplicados, deducciones que se pierden o llegan tarde, base de gastos incompleta. Esto se ordena pieza a pieza, con reglas automáticas y revisión humana donde hace falta.
Tu proceso de cuentas a pagar no tiene por qué depender de Excel y de una sola persona.
Detectamos dónde se atasca el flujo factura → ERP y automatizamos primero el punto que más tiempo te come. Sin cambiar de ERP.
Te mostramos qué parte de tu proceso puede automatizarse primero: captura, validación, cruce o borrador revisable en el ERP (cuando el ERP lo permite)
En tu empresa, ahora mismo, alguien podría estar pensando esto.
Situaciones típicas de lo que se vive en administración cuando el control documental se queda atrás del crecimiento.
Si te reconoces en una, hay fricción.
Si te reconoces en tres, ya estás pagando por no resolverlo.
Los seis puntos donde tu flujo de facturas pierde horas cada mes.
No es un problema de personas ni de productividad. Es un proceso hecho a mano, sostenido por memoria, Excel y persecución interna. Cada uno de estos dolores tiene solución concreta.
El conocimiento operativo vive en una cabeza.
Si esa persona coge la baja, el cierre se atasca. Las reglas que aplica de memoria no están en ningún sistema.
El ERP dice una cosa. El Excel dice la verdad.
El sistema oficial no contiene el proceso real. El control vive en hojas paralelas con código de colores.
Las facturas llegan por todas partes.
Correo, portal de proveedor, escáner, mano. Nadie las consolida hasta el día 30 — y entonces ya es tarde.
El albarán nunca aparece a tiempo.
La factura sin recepción cruzada no puede contabilizarse. Persigues por teléfono lo que el sistema debería sincronizar solo.
El comercial cerró el pedido sin imputar al proyecto.
Sin centro de coste ni código de proyecto, la factura no se puede validar. El bloqueo no está en contabilidad — está en quién cargó los datos antes.
Pagamos la misma factura dos veces.
Lo descubrimos un mes después. Sin una comprobación automática de duplicados, el dinero se va y vuelve solo si alguien lo reclama.
El proyecto no se retrasa por tecnología. Se retrasa por lo que nadie revisa antes.
La IA puede leer, clasificar y proponer. La integración real depende de permisos, datos maestros, reglas de negocio y excepciones que normalmente aparecen tarde.
Acceso al sistema contable
Permisos, usuarios técnicos y accesos técnicos suelen depender del proveedor que implantó el ERP. Si ese acceso no está resuelto, el proyecto se frena antes de integrarse.
Documentación inexistente
No hay esquema, documentación de integración ni entorno de pruebas. El sistema real funciona, pero no siempre está descrito para integrarlo.
Catálogo de proveedores desordenado
Sin maestro limpio, el cruce documental falla y la automatización hereda el desorden en vez de resolverlo.
El cruce con albaranes
Leer la factura es solo una parte. Lo difícil es decidir qué hacer cuando importe, pedido, recepción o albarán no cuadran.
Un sistema modular. Empieza por capturar. Crece hasta el borrador contable.
El servicio se entrega en tres fases encadenables. Puedes empezar por la primera fase — la captura — y ampliar cuando tenga sentido. Sin cambiar tu ERP. Lo extendemos con la pieza que más tiempo te come hoy. El sistema usa modelos de IA actuales en cada paso del proceso y mejora a medida que mejoran los modelos, sin reescribir nada.
Las facturas se recogen automáticamente desde correo y portales. Sin teclear, sin descargar a mano.
Análisis automático del correo
Un agente lee la bandeja de entrada del departamento administrativo, detecta qué emails contienen facturas, las extrae y las ingresa al sistema. Tú no te preocupas de buscarlas.
Automatizaciones de portal proveedor
Para los proveedores que solo emiten factura en su portal, montamos automatizaciones que acceden, descargan y registran de forma automatizada y controlada.
Lee, valida, cruza con tus reglas, dispara aprobaciones. Excepciones marcadas, no perdidas.
Extrae y valida datos
Lee el PDF de la factura, extrae proveedor, CIF, importe, IVA, fecha. Comprueba contra tus datos maestros y reglas configuradas. Las facturas con datos incorrectos se marcan al instante, no a final de mes.
Cruza con pedido y albarán
Si la factura tiene que cotejar con albaranes, pedidos o cualquier dato del ERP, aplicamos tus reglas de negocio para que el cruce se haga automáticamente. Lo difícil —decidir qué hacer cuando no cuadra— queda escalado con propuesta.
Dispara aprobaciones según el enrutado de aprobaciones
Las facturas que requieren visto bueno van al rol responsable con todo el contexto delante. Lo que necesita criterio humano salta. Lo que no, sigue solo.
Cuando el ERP lo permite, la factura queda preparada como borrador revisable. Tu equipo revisa, aprueba, cierra.
Borrador contable listo (cuando el ERP lo permite)
Cuando el ERP lo permite, la factura queda preparada como borrador revisable —compatible con los ERP habituales según conectores e importación disponibles: Holded, Navision, Business Central, SAP, Sage, Odoo—. Tu equipo revisa, aprueba o corrige. El criterio sigue siendo humano; el trabajo manual se reduce.
Reúnete con nosotros y te decimos cómo puedes integrar la IA en tus procesos de cuentas a pagar.
30 minutos. Revisamos volumen, ERP, flujo de facturas, bloqueadores y primer punto automatizable. Saldrás con una lectura clara de si tiene sentido empezar por captura, validación, cruce o borrador revisable en el ERP (cuando el ERP lo permite).